INSTRUCTIVO PARA ESTANDARIZAR LOS TRÁMITES DE INSCRIPCIÓN DE DIRECTORIOS REFORMAS ETC.


INSTRUCTIVO PARA ESTANDARIZAR LOS TRÁMITES Y PROCEDIMIENTOS PARA LA APLICACIÓN DEL REGLAMENTO PARA LA APROBACIÓN DE ESTATUTOS, REFORMAS Y CODIFICACIONES, LIQUIDACIÓN Y DISOLUCIÓN, Y REGISTRO DE SOCIOS Y DIRECTIVAS, DE LAS ORGANIZACIONES PREVISTAS EN EL CÓDIGO CIVIL Y EN LAS LEYES ESPECIALES
(Acuerdo No. 004)


LOS MINISTROS Y MINISTRAS QUE INTEGRAN EL CONSEJO SECTORIAL DE POLÍTICA SOCIAL

Considerando:

Que mediante Decreto Ejecutivo No. 117-A de 15 de febrero del 2007, se crea entre otros, el Ministerio de Coordinación de Desarrollo Social, con el fin de concertar las políticas y acciones que adopten las diferentes instituciones que integran el área social;

Que con Decreto Ejecutivo 3054, publicado en el Registro Oficial No. 660 de 11 de septiembre del 2002, se expidió el Reglamento para la aprobación de estatutos, reformas y codificaciones, liquidación y disolución, y registro de socios y directivas, de las organizaciones previstas en el Código Civil y en las leyes especiales;

Que mediante decretos ejecutivos Nos. 610 publicado en el Registro Oficial No. 171 de 17 de septiembre del 2007, 982 publicado en el Registro Oficial No. 311 de 8 de abril del 2008 y 1389, publicado en el Registro Oficial No. 454 de 27 de octubre del 2008, se reforma el reglamento expedido con el Decreto Ejecutivo No. 3054;

Que a través del Decreto Ejecutivo No. 982 publicado en el Registro Oficial No. 311 de 8 de abril del 2008, se le encarga al Ministerio de Coordinación de Desarrollo Social el desarrollo y puesta en marcha un sistema informático y base de datos pública, para la conformación del Registro Único de Organizaciones de la Sociedad Civil, con carácter público, organizado en forma electrónica, con acceso a través de la WEB, y que difunda públicamente toda la información que recabe;

Que, para mejorar la gestión de los ministerios respecto de los procedimientos administrativos a seguir con las organizaciones de la sociedad civil, es necesario establecer mecanismos de aplicación estándar; y,

En uso de las atribuciones constantes en los artículos 154 y 227 de la Constitución de la República y en el artículo 17 del Estatuto del Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva,

Acuerdan:

Expedir el siguiente INSTRUCTIVO PARA ESTANDARIZAR LOS TRÁMITES Y PROCEDIMIENTOS PARA LA APLICACIÓN DEL REGLAMENTO PARA LA APROBACIÓN DE ESTATUTOS, REFORMAS Y CODIFICACIONES, LIQUIDACIÓN Y DISOLUCIÓN, Y REGISTRO DE SOCIOS Y DIRECTIVAS, DE LAS ORGANIZACIONES PREVISTAS EN EL CÓDIGO CIVIL Y EN LAS LEYES ESPECIALES.
Art.  1.-  Gestión Institucional.-  La gestión relacionada con los trámites y procedimientos relativos al otorgamiento de la personería jurídica, registro de directivas, reforma de estatutos, y en general para toda actividad concerniente con la operación y el control de las organizaciones, los ministerios actuarán por intermedio de las direcciones de Asesoría Jurídica, las que implantarán todas las medidas técnicas y administrativas necesarias para poder brindar una atención oportuna sobre la base de los principios establecidos en el artículo 227 de la Constitución de la República.
Art.  2.-  Estandarización.-  Los ministerios realizarán los ajustes necesarios tendientes a unificar los criterios para los trámites y procedimientos relacionados con la aplicación del Reglamento para la aprobación de estatutos, reformas y codificaciones, liquidación y disolución, y registro de socios y directivas, de las organizaciones previstas en el Código Civil y en las leyes especiales. El Ministerio de Coordinación de Desarrollo Social en acuerdo con los ministerios sectoriales determinará los formatos estandarizados de aplicación generalizada para la presentación de solicitudes y peticiones para otorgar y reconocer personería jurídica a organizaciones, contenido del estatuto, así como para los trámites de reforma de estatutos, inscripción y registro de directivas, certificaciones, informes, entre otros, según las necesidades del caso.
Art.  3.-  Control.-  El control referido en el Reglamento para la aprobación de estatutos, reformas y codificaciones, liquidación y disolución, y registro de socios y directivas, de las organizaciones previstas en el Código Civil y en las leyes especiales, a cargo de los ministerios, se efectuará sobre la base de los siguientes criterios:

Cada Ministerio en general establecerá un sistema de control estadístico y aleatorio consistente con la naturaleza y número de organizaciones a su cargo, con el propósito de verificar los requerimientos del artículo 26 literal a) del reglamento antes citado, pudiendo para ello, según el caso, aplicar lo dispuesto en el artículo 27 del reglamento en referencia.

Sin perjuicio de la instrucción general que antecede, los ministerios exigirán y verificarán que las organizaciones, cuyos ingresos anuales, según la declaración de impuesto a la renta del año inmediato anterior, superen los cien mil (100,000.00) dólares de los Estados Unidos de América, presenten un informe anual de labores en el formato establecido para el efecto, debidamente suscrito por su representante legal.

Si de acuerdo con los resultados del control, los ministerios comprobaren que una organización de la sociedad civil no tiene sus documentos constitutivos, directiva o nómina de socios en regla o está incumpliendo su objeto y fines, procederá a notificarla con los resultados del control concediéndole un plazo no superior a los quince días para su remediación. El plazo podrá ampliarse a pedido de la organización por un periodo adicional de quince días.

Vencido el plazo concedido y de persistir los incumplimientos, se considerará que la organización esta incursa en causal de disolución.
Art.  4.-  Disolución.-  Los ministerios para disolver una organización por las causales establecidas en el artículo 13 del Reglamento para la aprobación de estatutos, reformas y codificaciones, liquidación y disolución, y registro de socios y directivas, de las organizaciones previstas en el Código Civil y en las leyes especiales, procederá según las reglas del debido proceso, para ello notificará previamente a la organización con la decisión de disolución haciéndole conocer documentadamente las causas, concediéndole un plazo de quince días para que conteste, con la respuesta, el Ministerio con sustento en informes técnico y legal, según el caso, dispondrá el archivo del expediente o expedirá el acto administrativo que declare la disolución.

Con la disolución se dispondrá la exclusión del Registro.
Art.  5.-  Depuración.-  Los ministerios se comprometen a organizar un plan para depurar la información relacionada con las organizaciones de la sociedad civil que han sido registradas o que hayan obtenido el reconocimiento y personalidad jurídica en cada una de las carteras de Estado.

La depuración tiene el propósito de establecer si una organización está activa o no y si su objeto está de acuerdo con el ámbito del Ministerio que le otorgó el reconocimiento y la personería jurídica.

En el caso de las organizaciones activas se extraerá la siguiente información básica que seguirá integrando la base de información que forma parte del Sistema del Registro:

a) Nombre, domicilio y naturaleza jurídica de la organización;

b) Objetivo de la organización;

c) Número y fecha del Acto Administrativo mediante el cual se otorgó la personería jurídica a la organización;

d) Número del Registro Único de Contribuyentes;

e) Nombre del representante legal de la organización, direcciones y teléfonos; y,

f) Nómina de la directiva y vigencia.

Si una organización se encuentra inactiva por no haber ejercido actividad alguna por dos periodos consecutivos (tiempo para el que fue designada la directiva según el estatuto constitutivo) o por cuatro años o si sus documentos constitutivos, directiva o nómina de socios no está en regla, el Ministerio actuará conforme a lo previsto en el artículo 3 del presente instructivo.

En el caso de que por la depuración se estableciera que según el objetivo de una organización ésta no está de acuerdo con el ámbito del Ministerio que le otorgó el reconocimiento y la personería jurídica, éste último procederá, con notificación a la organización, a transferir al correspondiente Ministerio, el expediente de la organización.
Art.  6.-  Trámite de acreditación.-  Los ministerios diferenciarán el trámite de acreditación para acceder a recursos públicos de los correspondientes a los actos, convenios o contratos a través de los cuales las instituciones del Estado facultan a las organizaciones para que puedan ejercer determinada actividad o prestación de servicios.
Art.  7.-  Gratuidad.-  Los trámites que realicen las organizaciones ante los ministerios de Estado, respecto de la aplicación del Reglamento para la aprobación de estatutos, reformas y codificaciones, liquidación y disolución, y registro de socios y directivas, de las organizaciones previstas en el Código Civil y en las leyes especiales, serán gratuitos.
Art.  8.-  Capacitación.-  Los ministerios organizarán planes de capacitación sobre la aplicación del Reglamento para la aprobación de estatutos, reformas y codificaciones, liquidación y disolución, y registro de socios y directivas, de las organizaciones previstas en el Código Civil y en las leyes especiales y del presente instructivo tanto a los funcionarios responsables de estos procedimientos como a las personas relacionadas con las organizaciones.
Disposición final.- El presente instructivo se aplicará a partir de su publicación en el Registro Oficial.

Dado en la ciudad de San Francisco de Quito, Distrito Metropolitano, a los 23 días del mes de marzo del 2009.


FUENTES DE LA PRESENTE EDICIÓN DEL INSTRUCTIVO PARA ESTANDARIZAR LOS TRÁMITES Y PROCEDIMIENTOS PARA LA APLICACIÓN DEL REGLAMENTO PARA LA APROBACIÓN DE ESTATUTOS, REFORMAS Y CODIFICACIONES, LIQUIDACIÓN Y DISOLUCIÓN, Y REGISTRO DE SOCIOS Y DIRECTIVAS, DE LAS ORGANIZACIONES PREVISTAS EN EL CÓDIGO CIVIL Y EN LAS LEYES ESPECIALES


1.- Acuerdo 004 (Registro Oficial 582, 4-V-2009).